その中にテレワークも含まれますが、以前「テレワークとコロナ後のオフィスリートについて」に記載した通り、実際にはハードルは高いと思っています。
例えば、はんこを押さなくてならないので出社が必要・・・という話もありました。
そこで、サラリーマン時代に印鑑について学んだことがあるので記載しようと思います。
Ranpaとしては印鑑よりもペーパーレスになっていないことの方が原因としては大きいと考えていますが・・・。
契約時に印鑑を押す理由
本来、契約を成立させるには双方の意思表示の合致で良く、紙も印鑑も不要でしょう。
しかし、相手と意思表示の合致をするには実際に会うなどをすることが必要になり、多数の契約をすることや相手が遠隔地であるなどの場合は面倒になります。
また、口約束では曖昧になってしまいます。
書面を使って契約すれば、会わずに多数の相手と契約を交わすことが出来て、契約内容も残るので、実用的には書面を使って契約します。
そこで、会わずに書面上で意思確認をする方法として印鑑が使われます。
判例において、本人の印鑑が押されていれば、本人の意思のもとに押印されたものと推定される・・・とされ、印鑑の押された書面を受け取れば本人の意思ありと信じて良いことになります。
署名又は押印された文章
さらに、民事訴訟法には「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」というものがあるので、署名又は押印された契約書は真正なものと信じて良いとされています。
ただし、推定して良いだけで、本当に信用するかどうかは別問題となります。
重要な契約は石橋を叩いて渡る必要があるため、実印を押印して印鑑証明書を添付することで、本人の意思確認の確実性を高めます。
実印の押印や印鑑証明書の添付は、通常、本人だけが出来るものなのでそれを利用します。
つまり、実印の押印と印鑑証明書の添付された書類が最も確実性の高い私文書となるのですが、認印でも契約は可能ですし、印鑑がなくても双方の意思表示の合致があれば契約は出来てしまいます。
信用レベルの違いだけ
実際に社内で印鑑を押すケースとしては、処理担当者の履歴を残す目的が殆どでしょう。
社外との契約をする際には相手方があるので印鑑は必要になると思いますが、社内で使う印鑑の殆どは無くても良いものであろうと思います。
社内で完結するものであれば判例や法律による根拠は要らなく、社内で取決めさえすれば良いのでしょう。
残りは特別の法律などによって紙を使って押印することが決まっているものと、社外との正式な契約書等になるのですが、恐らくこれは一部の担当者に絞られると思います。
何となく印鑑が必要と感じる文化はあるのですが、実は不必要であることが多く、ペーパーレス化が進めば自然と押印する仕事は少なくなるのだろうと思います。
因みに、世界的に印鑑を使う文化があるのは日本を含めた東アジアの国ですが、日本と北朝鮮以外ではその文化も無くなりつつあるようです。
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